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山形県信用保証協会について

個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内

 個人情報保護法(以下「法」といいます。)は、所定の事項を、公表、もしくは本人が容易に知りうる状態に置くべきものと定めています。
 以下では、これらの事項を公表等のため掲載させていただきますので、ご覧くださいますようお願い申し上げます。

山形県信用保証協会

平成17年4月1日制定 、平成29年5月30日最終改訂

(なお、文章中の青文字をクリックしますと、各資料へリンク致します。)

1.当協会が取り扱う個人情報の利用目的(法18条1項関係)

 当協会は、個人情報の利用に関し、以下に掲げる事項を遵守いたします。

  • 法に基づき、お客さまの個人情報を、信用保証業務及びこれに付随する業務ならびに下記利用目的の達成に必要な範囲で利用すること
  • お客さまの本籍地等の業務上知り得た公表されていない情報を、適切な業務の運営の確保その他必要と認められる目的以外の目的のために利用しないこと
    • ①経営・金融・各種制度利用の相談の受付
    • ②保証申込・条件変更申込の受付
    • ③保証利用資格の確認
    • ④保証・条件変更の審査
    • ⑤保証・条件変更の決定
    • ⑥保証取引の継続的な管理
    • ⑦法令等や契約上の権利の行使や義務の履行
    • ⑧取引上必要な各種郵便物の送付
    • ⑨信用保険・損失補償契約の相手方に提供する場合等適切な業務の遂行に必要な範囲での第三者提供
    • ⑩市場調査及びデータ分析ならびにアンケート等の実施
    • ⑪各種保証制度利用のご提案
    • ⑫保証料の返戻
    • ⑬求償権の行使
    • ⑭信用保証協会団体信用生命保険制度に関する事務手続
    • ⑮その他中小企業金融及び信用保証制度の適正な運営

2.各種アンケート等における利用目的の限定

 当協会は、お客さまにとって利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、例えば、各種アンケート等 への回答に際しては、アンケートの集計のためのみに利用するなど、取得の場面に応じ、利用目的を限定するよう努めます。

3.個人情報の取得元又はその取得方法について

 当協会では、例えば以下のような情報源から個人情報を取得することがあります。
(取得する情報源の例)

  • ①信用保証委託申込書など、お客さまにご記入・ご提出いただく書類等により直接提供される場合
  • ②お客さまが信用保証協会保証付融資を受けられた金融機関から、個人情報が提供される場合
  • ③債権回収会社等の委託先から、個人情報が提供される場合

4.ダイレクト・マーケティングの中止について

 当協会は、お客さまからダイレクト・マーケティングの中止のお申し出があった場合には、遅滞なくそれ以降の当該目的での利用・提供を中止する措置をとります。
 中止を希望されるお客さまは、以下に掲げる窓口までお申し出ください。
 山形県信用保証協会 総務部 総務統括課 電話番号 023-647-2245

5.個人データの取扱いの委託について

 当協会がお客さまの個人情報の取扱いを委託する場合は、お客さまの個人情報の安全管理が図られるよう適切に監督いたします。
 当協会では、例えば、以下のような場合に、個人データの取扱いの委託を行っております。
(委託する事務の例)

  • ①行方不明先等の調査業務
  • ②債権管理回収業務

6.個人情報の第三者提供について(法23条1項関係)

 当協会は、お客さまより取得させていただいた個人情報を適切に管理し、法令等に定められた一定の場合を除き、あらかじめお客さまの同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
 なお、お客さまの個人情報を第三者に提供すること、及び個人情報の取得にあたっての利用目的については、次のような様式によりお客様の同意を得ることとしております。

7.共同利用に関する事項(法23条5項3号関係)

 法23条5項3号は、第三者提供の例外として、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨及び一定の事項を本人が容易に知り得る状態に置いているときは、第三者提供にいう「第三者」に該当せず、あらかじめお客さま の同意を得ないで、その共同利用者に個人データを提供できることを定めています。
(1)共同利用される個人データの項目

  • ①創業年月・従業員数等、保証委託申込書・条件変更申込書ならびに申込時および申込後提出する書類に記載された情報
  • ②財務評価に関する情報等、保証審査に関する情報
  • ③保証承諾金額・保証期間等、保証承諾の内容に関する情報
  • ④条件変更内容・条件変更回次等、条件変更の内容に関する情報
  • ⑤事故発生事由・期限の利益喪失年月日等、事故発生の内容に関する情報
  • ⑥代位弁済金額・代位弁済原因等、代位弁済の内容に関する情報
  • ⑦求償権金額・法的措置の内容等、求償権回収に関する情報
  • ⑧その他信用保証協会業務に関する統計資料作成のために必要な情報

(2)共同利用者の範囲

(3)利用目的

  • 信用保証協会業務に関する統計資料の作成・分析

(4)個人データの管理について責任を有する者の名称

   一般社団法人全国信用保証協会連合会

8.当協会が取り扱う保有個人データに関する事項(法27条1項関係)

次のとおりです。

  • (1)当該個人情報取扱事業者(当協会)の名称  山形県信用保証協会
  • (2)すべての保有個人データの利用目的
    1.をご参照ください。
  • (3)開示等の請求等に応じる手続等に関する事項(法32条関係)

 当協会では、例えば保証審査内容等の法令等に定められた一定の場合を除き、本人またはその代理人からの保有個人データの利用目的の通知の求め、保有個人データの開示、訂正等、利用停止等、第三者提供の停止の請求(以下「開示等の請求等」といいます。)に対応させていただいております。

  • ①開示等の請求等のお申出先
    開示等の請求等は下記宛、当協会所定の申請書(②参照)に必要書類を添付のうえ、持参または郵送によりお願い申し上げます。なお、郵送の場合は封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。

    〒990-8580
    住所 山形県山形市城南町一丁目1番1号
    山形県信用保証協会 総務部 総務統括課
    電話番号 023-647-2245

  • ②開示等の請求等に際して提出すべき書面(様式)等
     「開示等の請求等」を行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入のうえ、本人確認のための書類(B)及び依頼人確認のための書類(C) (本人と依頼人が異なる場合)を添付してください。
    • (A)当協会所定の申請書
      ・保有個人データ」開示等申請書
    • (B)本人確認のための書類
      ・(例)運転免許証、パスポートのコピー(※) 1通
    • (C)依頼人確認のための書類
      ・印鑑証明書(依頼人)
      ※ 原本を確認させていただく場合がありますので、ご了承ください。
  • ③代理人による「開示等の請求等」
     「開示等の請求等」をする者が本人、未成年者または成年後見人の法定代理人もしくは開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類((A)または(B))を添付してください。
    • (A)法定代理人の場合
      • ・成年後見人の場合は当協会所定の届出書 1通
      • ・法定代理権があることを確認するための書類((例)戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピー(※)) 1通
      • ・未成年者または成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類((例)法定代理人の運転免許証、パスポートのコピー(※)) 1通
    • (B)委任による代理人の場合
      • ・当協会所定の代理人選任届 1通
      • ・本人の印鑑証明書 1通
      • ・代理人本人であることを確認するための書類((例)代理人の運転免許証、パスポートのコピー(※))1通
        ※ 原本を確認させていただく場合がありますので、ご了承ください。
  • ④開示等の請求等の手数料の額及びその徴収方法
     「開示等」のうち、「保有個人データの利用目的の通知」の求めまたは「保有個人データの開示」の請求については、以下の手数料を徴収させていただきます。
     1回の申請ごとに 500円
     当協会窓口にてお支払いいただくか、郵送の場合は500円分の定額小為替を申請書類に同封してください。
     ※手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示等の請求がなかったものとして対応させていただきます。
  • ⑤開示等の請求等に対する回答方法
     「開示等」のうち、「保有個人データの開示」の請求については、書面またはお客さまの了解を得た方法により遅滞なくご回答いたします。その他の「開示等」につきましては、適宜の方法により遅滞なくご回答いたします。
     なお、代理人による開示等の請求等に対しては、お客さまご本人に直接回答する場合がありますので、ご了承ください。
  • ⑥開示等の請求等に関して取得した個人情報の「利用目的」
     開示等の請求等にともない取得した個人情報は、開示等の請求等に応ずるために必要な範囲内で取り扱うものとします。
    ※「保有個人データ」の不開示事由について
     次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、ご通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
    • ・申請書に記載されている住所または本人確認のための書類に記載されている住所と当協会の登録住所が一致しないときなど、本人確認ができない場合
    • ・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    • ・所定の申請書類に不備があった場合
    • ・開示の請求の対象が「保有個人データ」に該当しない場合
    • ・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • ・当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • ・他の法令に違反することとなる場合

9.苦情の受付窓口に関する事項(法27条1項4号、施行令8条、法35条関係)

(1)個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
当協会の個人情報の取扱いに関する苦情については、以下に掲げる窓口までお申し出ください。

〒990―8580
山形県山形市城南町一丁目1番1号
山形県信用保証協会 総務部 総務統括課
電話番号023-647-2245

そのほか相談窓口でも御相談をお受けしています。(住所等詳細につきましては、当協会ホームページ『申込・相談窓口』をご覧ください。)

10.備考

 当協会が、お客さまへの通知、同意書等のご承認の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先いたします。ご了承ください。

以上